Préambule : 

Le présent document constitue le Règlement Intérieur du Comité des Œuvres Sociales de la Mairie de Lannemezan & du Smectom. Conformément aux statuts de l’association, il est établi et voté par le Conseil d’Administration. 

Ce règlement a été approuvé lors de l’Assemblée Générale du 08 avril 2025.

Tout agent qui décide d’adhérer au COS s’engage à respecter les statuts et son règlement intérieur. 

 

Chapitre 1 : CONDITIONS D'ADHÉSION

Article 1: Les membres du COS 

Peuvent adhérer : 

• Les agents titulaires, stagiaires,

• Les agents contractuels de 6 mois ou plus, 

• Les retraités

 

Toutes les personnes, sus désignées, présentes au 1er janvier, sous réserve du paiement de la cotisation par les agents.
 

Article 2: Modalités 

 

Tous les membres adhérents du Comité des Œuvres Sociales de la Mairie et du Smectom devront s’acquitter d’une cotisation, d’un montant révisable tous les ans, fixé en Conseil d’Administration. 

 

En contrepartie, une carte nominative avec photographie sera délivrée au membre adhérent, mentionnant les noms, prénoms et dates de naissance des ayants droits. 

Les ayants droits sont définis comme suit: Un ayant droit est une personne qui a acquis un droit d'une autre personne. Sont considérés comme ayants droits:

• le conjoint ;

• le concubin ;

• le partenaire lié par PACS ;

• les enfants de l’adhérent, du concubin ou du partenaire ;

 

Pour une première adhésion, l’agent devra :

-renseigner le bulletin d’adhésion

- fournir 1 photo

- livret de famille ou tout document justifiant de la composition familiale

- contrat de travail pour les personnes contractuelles ou les apprentis

 

Au renouvellement de l’adhésion, l’agent devra justifier tout changement intervenu dans sa situation familiale ou professionnelle et fournir un nouveau bulletin d’adhésion.

 

Les adhésions pour l’année qui suit s’effectuent du 1er novembre au 31 décembre.

Pour tout changement de la composition familiale, les cartes ne seront modifiées qu’au moment de son renouvellement annuel. 

 

Article 3: La cotisation

 

La cotisation est valable du 1er janvier au 31 décembre de l’année en cours. Elle est versée et définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement partiel en cours d’année. 

 

Article 4: Les bénéficiaires 

• Tous les ayants droits mentionnés sur la carte de l’adhérent.  Les enfants de l’adhérent jusqu’à l’âge de 21 ans inclus (année civile). 

• Les enfants (jusqu’à 21 ans) du conjoint de l’adhérent bénéficieront des mêmes prestations que les ayant droits directs excepté pour noël/rentrée.

 

   Article 5: Droits et obligations des adhérents 

Les avantages ne seront délivrés uniquement en échange de leur paiement. Aucune avance ne sera accordée. 

Pour obtenir la qualité d’agent adhérent du COS, les agents devront prendre connaissance du règlement intérieur. 

Article 6: Perte de la qualité de membre adhérent 

La qualité de membre adhérent se perd immédiatement en cas de disponibilité, démission, de mutation, à la fin de contrat ou pour infraction au présent règlement. 

Lors du départ à la retraite de l’agent, les droits sont maintenus jusqu’à la fin de l’année en cours pour l’adhérent et ses ayants droits, passé cette année, il aura ses droits maintenus sous certaines conditions cf chapitre 3.

En cas de décès de l’agent, les droits sont maintenus jusqu’à la fin de l’année en cours pour ses ayants droits. 

Toute fausse déclaration entraînera la radiation au COS.

 

Chapitre 2 : FONCTIONNEMENT 

Article 7 : Le Conseil d’Administration 

Le Conseil d’Administration est composé des 12 membres élus parmi les agents communaux et les agents du SMECTOM.

Le conseil d’administration se réunit au moins une fois par mois et chaque fois qu’il est convoqué par son Président ou sur la demande d’un tiers des membres. 

L’ordre du jour est fixé par le Président et joint aux convocations écrites ou courrier électroniques au moins 8 jours à l’avance. 

Les délibérations sont prises à la majorité des membres présents. En cas de partage, la voix du Président est prépondérante. Elles font l’objet de procès verbaux qui sont inscrits sur le registre, signés par le Président et le Secrétaire. 

 

Chapitre 3 : AVANTAGES ET ACTIVITÉS

Article 8: Les avantages hors carte d’adhésion

 

 Les avantages alloués par le COS sont révisables chaque année. A cet effet, une liste détaillée est établie par le conseil. Les avantages qui suit ne nécessitent pas l’adhésion au COS:

« Noël »

L’arbre de Noël est réservé aux enfants jusqu’à 13 ans inclus selon la règle générale. Un cadeau par enfant. 

Des prestations exceptionnelles peuvent avoir lieu et être révisées chaque année. En aucun cas, elles ne doivent être considérées comme acquises.

Les retraités peuvent participer au Noël du COS moyennant une participation financière demandée lors de l'événement (sauf année de départ à la retraite).

 

« Naissance - Adoption »

Des bons Cadhoc d’une valeur 125 € sont attribués sur présentation d’un certificat de naissance ou d’adoption (un chèque par agent). Un délai de 6 mois à compter à l’arrivée de l’enfant, sera laissé aux parents pour présenter le justificatif de la naissance ou de l’adoption.. La somme allouée est multipliée par le nombre de nouveaux nés en cas de naissances multiples.

«  Mariage - Pacs »

Des bons Cad’hoc d’une valeur de 125 € par agent seront remis sur présentation d’un extrait de mariage ou de pacs dans les 6 mois.

« Retraite »

    Des bons Cad’hoc d’une valeur de 125 € seront attribués dans un délai de 6 mois. 

« Décès »

Un secours financier de 125 € pour le décès d’un agent de la collectivité sera versé à ses ayants droits. Il en sera de même pour le décès du conjoint, des parents ou des enfants de l’agent avec un montant de 100€. 

Le COS ne pourra être tenu responsable de ne pas avoir eu connaissance de l’information. Le COS a 6 mois pour délivrer les avantages. 

L’attribution de ces différentes actions sociales n’est pas délivrée automatiquement et se fait sur demande de l’agent, dans un délai maximum de 6 mois après l'événement sur présentation obligatoire d’un justificatif pour tout événement.

Article 9: Les avantages sous condition d’adhésion

Le COS fait office de boîte aux lettres pour plusieurs prestataires afin de proposer des prix avantageux à ses adhérents (parfums, parc aventure, vin, huîtres, etc). 

Seuls les adhérents du COS, grâce à leur carte, peuvent bénéficier des tarifs avantageux des commerçants signataires d’une convention partenariale avec le COS. 

Les divers billets revendus par le COS ne sont attribués aux tarifs COS qu’à ses adhérents.

Les agents non adhérents et les adhérents retraités (sauf l’année de départ à la retraite) bénéficient des tarifs de vente CE (prix d’achat par le COS auprès des prestataires) et non des tarifs proposés par le COS. 

Le COS peut proposer des événements à conditions différentes entre agents adhérents et non adhérents. 

 

Chapitre 4 : PRESTATIONS ET ACTIVITÉS

Le COS informe les adhérents par courrier électronique, affichage, site internet, flyers dans les bulletins de salaire de tous événements ou nouveautés. 

Le dit règlement est consultable à la demande auprès du secrétariat du COS. 

 

Chapitre 5: DISPOSITIONS DIVERSES 

Article 9: règlement intérieur

Le règlement intérieur est établi par le Conseil d’Administration et adopté par l’Assemblée Générale. Ce règlement est destiné à fixer les divers points, non prévus par les Statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’Association.

Le présent règlement intérieur peut être modifié par le Conseil d’Administration à la majorité de ses membres et approuvé par l’Assemblée Générale.

 

Article 10: Chaque membre du Comité est tenu de respecter le présent règlement intérieur.

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A Lannemezan, le 8 avril 2025

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La Présidente, Le secrétaire, 

Solène TYTGAT Laurent FONTAN

Les membres du Conseil D’Administration